Política de Privacidad

Última actualización: 1 de Febrero de 2021

1. Prefacio

El Reglamento (UE) n.º 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, sobre la protección de las personas físicas respecto al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de dichos datos, denominado Reglamento General de Protección de Datos (en adelante, el RGPD), establece el marco legal aplicable al tratamiento de datos personales.

El RGPD refuerza los derechos y obligaciones de los responsables del tratamiento, subcontratistas, interesados (las personas interesadas) y destinatarios de dichos datos.

En el marco de su actividad, el Grupo Artelia está obligado a tratar los datos personales.

A continuación, se detallan los términos utilizados en esta política y sus definiciones para facilitar su comprensión:

«Responsable» se trata de la persona física o jurídica que determina el propósito y los medios de tratamiento de datos personales. En el marco de esta política, el responsable del tratamiento es Artelia Spain S.L.U. (en adelante «Artelia»), cuyo domicilio social se encuentra en P.º General Martínez Campos, 41 - 4º piso 28010 Madrid - España. Otras filiales del Grupo Artelia aplican esta política de protección de datos personales cuando actúan como responsables del tratamiento.

«Subcontratista» se refiere a cualquier persona física o jurídica que procesa datos personales en nombre del responsable del tratamiento.

«Interesado» o «tercero» se refiere a cualquier persona que pueda ser identificada directa o indirectamente y cuyos datos personales sean recopilados por el responsable del tratamiento. En el marco de esta política, los “interesados” o “terceros” son:

- Las distintas personas físicas que sean corresponsales de Artelia en el trato con sus clientes, contactos y socios entendidos como personas jurídicas.

- Visitantes de los sitios web de Artelia.

«Destinatario» se refiere a cualquier persona física o jurídica a la que Artelia divulgue datos personales. Por tanto, los destinatarios de los datos pueden ser destinatarios internos o externos.

El artículo 12 del RGPD exige que los interesados sean informados de sus derechos de forma concisa, transparente, inteligible y de fácil acceso.

 

2. Propósito

Esta política tiene como finalidad cumplir con el deber de informar de Artelia en virtud del RGPD y formalizar los derechos y obligaciones de los interesados respecto al tratamiento de sus datos personales.

 

3. Alcance

Esta política de protección de datos personales se aplica cuando se implemente el tratamiento de datos personales relativos a todos los terceros de Artelia, que por tanto incluye a las personas físicas que le correspondan en el trato con cada uno de sus clientes, socios y contactos y visitantes de su sitio web.

Esta política solo se refiere a las actividades de tratamiento para las cuales Artelia actúa como responsable del tratamiento y, por lo tanto, no es aplicable a las actividades de tratamiento que no están configuradas o explotadas por Artelia (las llamadas actividades de «TI en la sombra»).

Las actividades de tratamiento de datos personales pueden ser gestionadas directamente por Artelia o por un subcontratista designado específicamente por Artelia.

Esta política existe independientemente de cualquier otro documento que pueda aplicarse entre Artelia y sus clientes, socios, contactos o solicitantes de empleo.

 

4. Principios generales

Todas las actividades de tratamiento realizadas en Artelia con respecto a los datos de las personas afectadas por esta política se relacionan con los datos personales recopilados por o para los departamentos de Artelia o procesados en relación con sus servicios y cumplen con los principios generales del RGPD.

Se adjunta a esta política una lista de las actividades de tratamiento de datos personales implementadas.

Cualquier nueva instancia de tratamiento y cualquier modificación o eliminación de una actividad de tratamiento existente se llamará la atención de los interesados a través de un cambio en esta política.

 

5. Tipos de datos recopilados

Los tipos de datos recopilados se especifican en el apéndice de este documento.

 

6. Fuentes de datos

Los datos relacionados con los interesados generalmente se recopilan directamente de ellos o de clientes, socios y contactos (recopilación directa).

En algunos casos específicos, los datos también pueden recopilarse indirectamente a través de otros socios y/o proveedores de Artelia, en cuyo caso Artelia toma el máximo cuidado para garantizar que los datos que se le comuniquen con respecto a la actividad de tratamiento en cuestión sean pertinentes y adecuados (principio de minimización).

 

7. Finalidades y bases legales

Dependiendo del caso, Artelia procesa los datos principalmente para los siguientes propósitos:

- Gestionar las relaciones con clientes y socios (especialmente seguimiento de contratos, contabilidad, prestación de servicios, facturación, etc.)

- Gestión de relaciones con contactos

- Gestión de boletines.

- Envío de saludos de año nuevo.

- Respuesta a licitaciones públicas y privadas.

Estos fines tienen las siguientes bases legales:

- Ejecución de un contrato suscrito entre Artelia y su cliente o socio.

- El interés legítimo de Artelia en mantener datos sobre sus usuarios y sus contactos y en responder a las solicitudes enviadas por los visitantes de su sitio web a través del formulario de contacto que allí se proporciona.

Para finalidades ajenas a las bases mencionadas y siempre que sea necesario, Artelia obtendrá el consentimiento de los interesados.

 

8. Destinatarios de los datos - Autorización y accesibilidad

Artelia asegura que solo los destinatarios internos o externos autorizados pueden acceder a los datos.

Destinatarios internos:

- Personal autorizado de departamentos encargados de gestionar las relaciones con clientes y socios y de la prospección de negocios, como los departamentos de marketing, comunicación y ventas, departamentos involucrados en la gestión de reclutamiento, departamentos administrativos, departamentos de logística e informática y sus supervisores.

- Personal autorizado en departamentos responsables de la supervisión (auditoría interna, etc.)

Destinatarios externos:

- Filiales del grupo Artelia

- Órganos oficiales, funcionarios judiciales y funcionarios del Estado, en el marco de sus funciones.

- Auditores de cuentas

- Subcontratistas

Los destinatarios de los datos personales de los interesados en Artelia están sujetos a un deber de confidencialidad.

Artelia decide qué destinatario tendrá acceso a qué datos de acuerdo con una política de autorización.

Artelia no se hace responsable en ningún caso de los daños y perjuicios de cualquier naturaleza derivados del acceso ilícito a los datos personales en poder de destinatarios externos.

 

9. Período de almacenamiento

Artelia define el período durante el cual se almacenan los datos a la luz de las restricciones legales a las que está sujeta o, en su defecto, de acuerdo con sus requisitos.

Una vez transcurridos los períodos de almacenamiento definidos por Artelia, los datos se eliminan o se mantienen después de haber sido anónimos, principalmente con fines estadísticos. También pueden conservarse para los requisitos de litigio previo o litigio.

Se recuerda a los interesados que la eliminación y la anonimización son operaciones irreversibles y que Artelia no podrá restaurar los datos en cuestión a partir de entonces.

 

10. Derecho de confirmación y derecho de acceso

Los interesados tienen derecho a solicitar a Artelia confirmación sobre si se están procesando datos que les pertenecen.

Los interesados también tienen derecho a acceder a sus datos, estando dicho derecho sujeto al cumplimiento de las siguientes normas:

- La solicitud la realiza el propio sujeto y va acompañada de copia de un documento de identidad actualizado.

- La solicitud se envía por escrito a las siguientes direcciones de correo electrónico:
   RGPD@arteliagroup.com y contacto@arteliagroup.com

Los interesados tienen derecho a solicitar una copia de sus datos personales tratados por Artelia. Sin embargo, si solicitan copias adicionales, Artelia puede solicitarles que cubran el costo de proporcionar estas copias.

Si los interesados envían su solicitud de copia de sus datos por vía electrónica, la información solicitada se les proporcionará electrónicamente en un formulario de uso común, a menos que se solicite lo contrario.

Por último, se informa a los interesados que este derecho de acceso no puede aplicarse a información o datos que sean confidenciales o no puedan ser divulgados por ley.

El derecho de acceso no debe ejercerse de forma abusiva, es decir, de forma regular con el único fin de perturbar el departamento en cuestión.

 

11. Actualización y rectificación

Artelia cumple con las solicitudes de los interesados para actualizar sus datos personales:

- Automáticamente en el caso de solicitudes de modificación enviadas en línea en los campos de entrada que se pueden actualizar técnica o legalmente.

- A petición escrita del propio individuo, quien deberá acreditar su identidad.

 

12. Derecho de borrado

El derecho de borrado de los interesados no se aplicará en los casos en que los datos se procesen para cumplir con una obligación legal.

Fuera de esta situación, los interesados tienen derecho a solicitar la supresión de sus datos en las siguientes situaciones límite:

- Los datos personales ya no son necesarios con respecto a los fines para los que fueron recopilados o procesados de alguna otra manera.

- Cuando el interesado retira el consentimiento en el que se basa la actividad de tratamiento y no existe otra base legal para esta actividad.

- El interesado se opone a una actividad de tratamiento que es necesaria con respecto a los intereses legítimos de Artelia, pero para la que no existe un propósito legítimo imperioso.

- El interesado se opone al tratamiento de sus datos personales con fines de prospección.

- Los datos personales han sido tratados ilegalmente.

De acuerdo con la legislación de protección de datos personales, se informa a los interesados que se trata de un derecho individual que solo puede ejercer el interesado con respecto a su propia información. Por razones de seguridad, el departamento en cuestión verificará su identidad para evitar revelar su información confidencial a otra persona.

 

13. Derecho a la limitación

Se informa a los interesados que este derecho no se aplicará en la medida en que Artelia esté procesando datos de manera legal y que todos los datos personales recopilados sean necesarios para el desempeño de sus servicios.

 

14. Derecho de portabilidad

Artelia concede el derecho a la portabilidad de los datos en el caso específico en que los datos sean revelados por los propios interesados y para fines basados únicamente en el consentimiento expreso de la persona. En este caso, los datos se divulgarán en un formato estructurado legible por máquina de uso común.

 

15. Decisión individual automatizada

Artelia no toma decisiones individuales automatizadas sobre los interesados.

 

16. Derecho post mortem

Se informa a los interesados que tienen derecho a dar pautas sobre el almacenamiento post mortem, el borrado y la divulgación de sus datos. Estas pautas específicas se envían y este derecho se ejerce enviando un correo electrónico a las siguientes direcciones: RGPD@arteliagroup.com y contacto@arteliagroup.com. La solicitud irá acompañada de una copia de una prueba de identidad firmada.

 

17. Carácter obligatorio o voluntario de las respuestas

En cada formulario utilizado para la recogida de datos personales, se informa a los interesados de las respuestas obligatorias mediante un asterisco. Las otras respuestas son voluntarias.

Cuando las respuestas son obligatorias, Artelia explica las consecuencias de no proporcionar una.

 

18. Derecho de uso

Los interesados otorgan a Artelia el derecho a utilizar y tratar sus datos personales para los fines enumerados en el apéndice.

Sin embargo, todos los datos mejorados resultantes del tratamiento y análisis por parte de Artelia siguen siendo propiedad exclusiva de Artelia (análisis de uso, estadísticas, etc.)

 

19. Subcontratación

Artelia informa a los interesados que puede designar a cualquier subcontratista de su elección en el contexto del tratamiento de sus datos personales.

En tal caso, Artelia se asegurará de que el subcontratista cumpla con sus obligaciones con respecto al RGPD.

Artelia se compromete a firmar un contrato escrito con todos sus subcontratistas e impone a sus subcontratistas las mismas obligaciones de protección de datos personales que se impone a sí misma. Además, Artelia se reserva el derecho de realizar una auditoría de sus subcontratistas para asegurarse de que cumplen con las disposiciones del RGPD.

 

20. Seguridad

Es responsabilidad de Artelia definir e implementar las medidas de seguridad técnicas físicas o lógicas que estime oportunas para evitar la destrucción, pérdida, alteración o divulgación no autorizada de los datos de forma accidental o ilícita.

Estas medidas incluyen principalmente:

- Gestión de autorización de acceso a datos.

- Medidas de salvaguardia internas.

- Procesos de identificación.

- Implementación de auditorías de seguridad.

- Adopción de una política de seguridad del sistema de información.

- Adopción de planes de continuidad del negocio/recuperación ante desastres, si procede.

- Implementación de un protocolo de seguridad o soluciones de seguridad.

 

21. Filtración de datos

En el caso de una violación de datos personales, Artelia se compromete a notificar a la autoridad supervisora competente en las condiciones establecidas por el RGPD.

Si dicha violación expone a los interesados a un riesgo grave, Artelia:

- Notificará a los interesados.

- Proporcionará a los interesados información y recomendaciones adecuadas.

 

22. Responsable del RGPD

Artelia ha designado a un responsable del RGPD, que es la única persona de contacto para asuntos relacionados con la protección de datos personales.

Se puede contactar con esta persona en las siguientes direcciones de correo electrónico: RGPD@arteliagroup.com y contacto@arteliagroup.com.

Artelia notificará al responsable del RGPD de antemano si los datos personales en su poder se someten a un tratamiento adicional.

Si los interesados desean obtener información específica o hacer una pregunta específica, pueden comunicarse con el responsable del RGPD, quien responderá a sus solicitudes dentro de un período de tiempo razonable.

 

23. Registro de actividades de tratamiento

En su calidad de responsable del tratamiento, Artelia se compromete a mantener un registro actualizado de todas las actividades de tratamiento que realiza.

Este registro es un documento o solicitud que enumera todas las actividades de tratamiento realizadas por Artelia en su calidad de responsable del tratamiento.

Artelia se compromete a facilitar a la autoridad de control, a primera solicitud, la información que permita a dicha autoridad verificar que sus actividades de tratamiento de datos cumplen con la legislación de protección de datos aplicable.

 

24. Derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control competente

A las personas cuyos datos personales se procesan se les informa de su derecho a presentar una queja ante una autoridad supervisora si creen que esta actividad de tratamiento se está llevando a cabo de una manera que no cumple con el RGPD.

Los datos de contacto de la autoridad supervisora se proporcionan en el apéndice de esta política.

 

25. Modificaciones de la política

Esta política puede ser modificada o ajustada en cualquier momento en caso de cambios en la legislación o jurisprudencia, decisiones o recomendaciones emitidas por la autoridad supervisora o cambios en el uso.

Los interesados serán notificados de cualquier nueva versión de esta política por cualquier medio definido por Artelia, particularmente a través de su sitio web.

 

26. Más información

Cualquiera que requiera información adicional puede comunicarse con el responsable del RGPD en las siguientes direcciones de correo electrónico: RGPD@arteliagroup.com y contacto@arteliagroup.com

Cualquiera que necesite información más general sobre el tema de la protección de datos personales puede consultar el sitio web de la autoridad de control mencionada en el apéndice.

 


Apéndice 1. Lista de actividades de tratamiento

  Actividades de tratamiento   Información
Datos de contacto de los corresponsales de Artelia en su trato con clientes y socios El tratamiento de los datos personales del (los) corresponsal (es) de Artelia en su trato con sus distintos clientes y socios a través de su base de datos CRM para mantener relaciones comerciales con estas partes (firmar contratos, organizar reuniones, etc.)
Visitantes de los sitios web de Artelia El tratamiento de los datos personales de los visitantes de los sitios web de Artelia: recogida de sus datos de conexión y tratamiento de sus datos personales si rellenan el formulario de contacto

 


Apéndice 2. Tipos de datos recopilados

  Tipos de datos   Información
Datos no técnicos - Identidad e identificación (apellido, nombre)
- Datos de contacto (dirección de correo electrónico, empresa)
Datos técnicos - Datos de identificación (dirección IP)
- Datos de conexión (particularmente inicios de sesión)

 


Apéndice 3. Política de cookies

Esta Política de cookies explica cómo se utilizan las cookies y tecnologías similares (colectivamente, «Cookie(s)») cuando visita nuestro Sitio. Un «Sitio» incluye nuestros sitios web, correos electrónicos y otras aplicaciones propiedad de Artelia Spain S.L.U. (en adelante, «Artelia», la «Compañía», «nuestro» o «nos») así como cualquier otro servicio que muestre esta Política de cookies. Esta política explica qué son estas tecnologías y por qué se utilizan, así como su derecho a controlar su uso.

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Apéndice 4. Datos de contacto de la autoridad supervisora

AEPD - Agencia Española de Protección de Datos

Sitio web: https://www.aepd.es

Dirección: C/ Jorge Juan, 6 – 28001 – Madrid (ESPAÑA)

Teléfono: 901 100 099 / 91 266 35 17

Oficina en línea: https://sedeagpd.gob.es/sede-electronica-web/